Dny volna. Nemocné dny. Osobní dny. Prázdniny. K potenciálnímu chaosu vašeho šéfa je nevyhnutelná rovnováha mezi pracovním a soukromým životem: Strávíte nějaký čas mimo svůj stůl - bude to víc než jen přestávka na oběd. A pro miliony úředníků tam venku je jedna věc naprosto nezbytná pro ty dny, kdy nejste připoutáni k klávesnici: zpráva mimo kancelář.
Nyní je vytváření dokonalého sdělení mimo kancelář jen umění, stejně jako věda. Musí to být profesionální, ale osobní, stručné, ale poučné, tupé, ale zdvořilé. „Klíčem je vyjasnit následujících pět věcí, “ říká Jane Scudderová, certifikovaná životní, vedoucí a kariérní asistentka, a profesorka na obchodní škole Loyola University v Chicagu. "Když jste venku; když se vracíte; pokud kontrolujete e-maily nebo ne; pokud jste k dispozici telefonicky nebo ne; a koho kontaktovat v nepřítomnosti." Poté řekla: „Zbytek je jen styl!“
S ohledem na to je zde doporučený formát, který by fungoval v jakékoli situaci:
Díky za váš e-mail. Jsem OOO od středy 15. listopadu do pátku 17. listopadu bez přístupu k e-mailu. Pokud je to naléhavé, kontaktujte prosím na. Jinak odpovím na všechny zprávy, až se vrátím .
Jak vidíte, nemusíte říkat, proč jste venku; to není nikdo jiný než váš a podle okolností váš šéf. Scudder si také uvědomí, že označení dostupnosti vašeho telefonu nebo e-mailu je volitelné, ale je dobré „naznačovat, že budete občas kontrolovat“. Můžete si také všimnout, že se jedná o „všechny zprávy“, nikoli o „vaši zprávu“. I když může být lákavé přizpůsobit vaši zprávu mimo kancelář, použití „všech zpráv“ dá příjemnému jemnému připomenutí, že hej, analyzujete spoustu e-mailů - odpověď může chvíli trvat.
Nakonec poznámka o datech. Existuje určitá hovorová neshoda ohledně toho, co rozsah dat ve vaší zprávě znamená: Znamená druhé datum, že se vracíte v ten den nebo že je poslední den, kdy jste venku? V tom je Scudder pevný: To ukazuje na poslední den, kdy jste venku.
Několik dalších pravidel, která je třeba mít na paměti: Pokud váš volno trvá přes víkend, a vy se vrátíte v pondělní první věci, nemusíte v předchozí zprávě mimo kancelář uvádět předchozí neděli; většina lidí o víkendech nepracuje, takže pátek je v pořádku. Pokud se však vracíte o den později v týdnu, nezapomeňte do svého časového prostoru zahrnout víkend: od středy 15. listopadu do úterý 21. listopadu .
Nyní, když jste zvládli vypracování zprávy mimo kancelář, přečtěte si, proč byste měli zvážit ponechat ji po celou dobu - od někoho, kdo ji trvale opustí.
Chcete-li získat další rady, jak žít svůj nejlepší život, sledujte nás nyní na Facebooku !
Ari Notis Ari je vedoucí redaktor, specializující se na novinky a kulturu.