Ze všech věcí, které způsobují v životě směšné množství stresu, je e-mail rozhodně biggie. A vzhledem k tomu, že jedna studie zjistila, že 28 procent průměrného pracovního týdne je stráveno čtením a reagováním na e-maily, určitě stojí za to se pokusit přijít na to, jak lépe zvládnout. Ať už se jedná o pozdní noční e-maily od vašeho šéfa, které vás tlačí nahoru ke zdi, nebo jen pouhé množství e-mailů, které ucpávají vaši doručenou poštu obecně, zde je 27 způsobů, jak můžete začít právě teď používat e-mailového uživatele bez stresu. A pro více způsobů, jak zvládnout toto umění, jsme všichni vedeni každý den, viz 17 Genius Email Hacks, které zlepší váš život.
1 Odhlásit odběr. Odhlásit odběr. Odhlásit odběr.
Shutterstock
Již dostáváte spoustu e-mailů od lidí, které znáte, takže všechny e-maily, které přicházejí z obchodů, online publikací a dalších náhodných míst, ještě více zaplňují vaši doručenou poštu. Projděte se a odhláste se na místech, která vám nezajímají. A pokud je příliš mnoho na to, abyste to zvládli sami, použijte službu, jako je Unroll.me, která vám pomůže zbavit se doručené pošty stovek stresových předplatných během několika minut.
2 Zůstaňte offline během dovolené.
Dovolená znamená, že nemusíte slyšet ani jednu žádost, a to ani v e-mailové podobě. Proč tedy stále kontrolujete svůj volný čas? Druhé, co odjedete na cestu, zapněte zprávu mimo kancelář pro každého, kdo pošle něco svým způsobem - a neodvažujete se přemýšlet o odbavení. prostor, když jsou mimo provoz, ale máte plné právo užívat si uvolněný e-mail a bez stresu. Digitální detox, tady jste. A pro více úžasných způsobů, jak co nejlépe využít svůj e-mail, se podívejte na 15 způsobů, jak píšete e-maily špatně.
3 Jděte na papír a pero.
Shutterstock
Někdy být uživatel bez stresu e-mailem znamená ustoupit od technologie a popadnout dobré ol 'pero a papír. Podle průzkumu z Harvard Business School, zápis do „seznamu odpovědí“ s informacemi o tom, jaké příchozí e-maily je třeba adresovat, vám pomůže efektivněji se s nimi seznámit. Jakmile si vytvoříte svůj seznam, odpovězte na to, na co je skutečně třeba reagovat, a zbytek zapomeňte.
4 Použijte funkci „Smart Answer“ služby Gmail.
5 Omezte svůj e-mail na jedno zařízení.
V těchto dnech máte přístup ke svému e-mailu všude, kam se obrátíte: váš notebook, telefon, tablet a chytré hodinky (pokud víte, máte jednu z nich). Jo, to je spousta oznámení. Průzkum z Centra budoucích prací zjistil, že ti, kteří na svých zařízeních přijímali e-maily, měli vyšší úroveň stresu - je to prostě příliš mnoho údajů, aby je jedna osoba mohla zpracovat a stále zůstat zdravá. Místo toho zkuste zkontrolovat svůj e-mail pouze na jednom zařízení, ne na všech. A pro více způsobů, jak zvládnout toto každodenní umění, nenechte si ujít 15 studených firemních e-mailů, které vás odlišují.
6 Zkontrolujte svůj e-mail pouze v určitých časech.
7 A rozhodně to nekontrolujte ráno nebo v noci.
Shutterstock
Technologie umožňuje lidem pracovat 24/7, pokud chtějí: opravdu se nemusíte vypínat. Je však určitě dobré udržet části vašeho dne e-mailem zdarma. Podle lidí v Centru pro budoucí práci účastníci průzkumu uvedli, že kontrolu svých zpráv ráno nebo později v noci zvýšili úroveň stresu. A jak to nemůže? Vidíte věci, které jen vedou k většímu tlaku ze strany vašeho šéfa, vašich známých a všech ostatních ve vašem životě. Vypnutím se konečně dostanete šanci znovu se aktivovat.
8 Vyplňte pole „do“ jako poslední.
Shutterstock
Kolikrát jste odeslali e-mail, než jste byli připraveni jej odeslat? Nebo jste si uvědomili, že jste udělali chybu po klepnutí na toto tlačítko? Jak každý může potvrdit, není to dobrý pocit. Gmail má funkci „Vrátit zpět“, která vám na krátkou dobu umožňuje „neodesílat“ e-maily, ale existuje jeden snadný způsob, jak se vyhnout jakýmkoli chybám. Dokud nebude váš e-mail korektní a připraven k použití, ponechte pole „Komu“ prázdné. Až budete připraveni k odeslání, můžete zadat jméno příjemce a získat svůj e-mail, aniž by se něco pokazilo.
9 Nenechávejte svůj e-mail otevřený celý den.
Pokud jste typ člověka, který má vždy otevřený e-mail a neustále mě rozptyluje moje příchozí zpráva, okamžitě tento zvyk zastavte. Podle údajů průzkumu z Future Work Center měli ti, kdo celý den sledují svůj e-mail, větší tlak na uvedené e-maily. Udržujte tedy své ohlášení na minimu, abyste snížili stres.
10 Projděte si doručenou poštu v pořádku.
Je běžné procházet doručenou poštu a hledat e-maily s nejvyšší prioritou, na které bude první reagovat, ale podle spisovatele Briana Christiana to skončí jen obrovskou časovou ztrátou. Místo toho říká, že začíná nahoře, pak se propracuje, rozhoduje, co potřebuje odpovědět a co ne, dokud se nedostanete celou cestu.
11 Tvrdě zastavte.
Řekněme, že nebudete v noci kontrolovat svůj e-mail, ale víte, co funguje ještě lépe? Nastavením skutečné mezní doby již nebudete moci procházet svou doručenou poštu. Namísto ponechání pravidla tak otevřeného, mít přesný okamžik na vypnutí a užít si svůj večer bez e-mailu, je obrovský rozdíl ve vaší úrovni stresu. A pro více způsobů, jak zničit a de-tech, se naučte 20 způsobů Genius zabít čas bez smartphonu.
12 oznámení o ztišení.
Bez ohledu na to, kolikrát jste nastavili kontrolu svého e-mailu po celý den, byste nikdy neměli mít tato oznámení. Buďme skuteční: vidíme-li ty pingy , bude tě nepochybně stále stresovat. Jednoduše je vypnete a vaše stolní počítač a telefon budou trochu tišší.
13 Udržujte svou doručenou poštu čistou a uspořádanou.
Shutterstock
Stejně jako byste chtěli udržovat svůj pracovní prostor čistý, také chcete zachovat pořádek v doručené poště. Podle výzkumu z University of Michigan je jedním ze způsobů, jak pomoci zvládat e-mailový stres, využití některých interních organizátorů, které máte k dispozici v doručené poště. Vytvářejte složky k uspořádání e-mailů podle kategorie, označování štítků a upřednostňování e-mailů a nastavení filtrů k uspořádání e-mailů, které přicházejí do vaší doručené pošty.
14 O víkendu nečíst e-maily.
Pokud se vám nemusí zdát, že pracujete přes víkend, pokud si prostě jen ponecháte karty o tom, jaké e-maily přicházejí, ale tím nedovolíte, abyste se v nadcházejícím týdnu skutečně vypnuli a znovu se obnovili. Pokud je pokušení vždy k dispozici, v pátek po práci smažte aplikaci Gmail z telefonu a v pondělí ji vložte zpět. (Zoufalá doba vyžaduje zoufalá opatření.) Nebo můžete nastavit službu, která pozastaví vaši doručenou poštu.
15 Pozastavte doručenou poštu.
Chcete-li pozastavit doručenou poštu, použijte nástroj jako Doručená pošta, který funguje pro Gmail i Outlook. V zásadě to zabraňuje příchodu nových e-mailů, dokud se rozhodnete je znovu povolit. Ať už je to během dne, kdy se snažíte užívat si víkendy, určitě vám to nabídne klid.
16 Využijte e-mailových služeb.
Shutterstock
Pokud se jen díváte do své doručené pošty, cítíte se ohromeni kvůli stovkám neotevřených e-mailů, kterými jste dosud neprošli, použijte službu, jako je Sane Box. Pomáhá vám vyčistit vaši doručenou poštu a organizovat, co je tam, vkládat důležité e-maily, kde je můžete vidět, odesílat rušivé e-maily do složky, kterou si můžete zobrazit později, a vkládat zpravodaje a předplatné vše na jednom místě. V podstatě se z toho stane váš stres-bojující BFF. A pro více způsobů, jak se dostat pod tech-stresovou zbraň, se naučte 20 způsobů, jak sociální média zdůrazní nás.
17 Třídění doručené pošty pomocí aplikace.
Jedním z nejjednodušších způsobů, jak uspořádat doručenou poštu, je přes Sortd, který vám umožní uspořádat vše vedle sebe. S doručenou poštou vlevo a seznamem kategorií vpravo můžete přetahovat e-maily do různých přizpůsobitelných sekcí - například „dělat“ a „dokončovat“ - takže můžete do své doručené pošty dostat méně stresující vizuální obsah.
18 Nespávejte na BCC.
Shutterstock
Už jste někdy byli chyceni na webu e-mailů, s nimiž jste vůbec nechtěli mít nic společného? Někdy, když se seznámíte s dvěma lidmi, skončíte na jejich niti na celý život a budete neustále dostávat pingy o věcech, které se vás vůbec netýkají. Pokud jste někdy jedním z lidí tam a zpět, uložte třetí kolo trochu stresu a přesuňte je do BCC - „slepé kopie“ - po představení. A pokud jste ten, kterého dohonil šílenství, zeptejte se, zda vás ostatní lidé ve skupině mohou přidat do BCC, aby vás udrželi mimo smyčku.
19 Promluvte si se svým šéfem.
Shutterstock
Pokud nevíte, jaká očekávání má váš šéf ohledně odpovědi na e-maily po hodinách, vás stresuje, promluvte si s nimi o tom, co hledají v době odezvy, říkají vědci z Michiganské státní univerzity. Doufejme, že si cení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a neočekávají, že se k nim vrátíš o věcech pozdě v noci nebo o víkendech, což ti umožní plně se uvolnit, když jsi mimo službu. A pokud se chcete ujistit, že se konvoj bude plavat, připravte se vykostěním v 15 Známkách Váš šéf je psychopat.
20 Vezměte si „e-mailovou dovolenou“.
Někdy to může být opravdu těžké udělat věci jen vědět, že váš e-mail je tam čeká na vás prohledat. Pokud potřebujete nepřetržitý čas na práci na projektu, řekněte svému týmu, že se chystáte na e-mailovou dovolenou - na půl dne se odpojte, abyste se mohli soustředit a dokončit svou práci - navrhněte vědce z University of Michigan.
21 Udržujte věci organizované podle termínu.
22 Použijte pravidlo 3 sekund
Shutterstock
Ne, toto pravidlo nemá nic společného s jídlem padlým na podlahu. Podle John M. Grohol, Psy.D., lidé ztrácejí spoustu času zkoušením přijít na to, co dělat s určitými e-maily. Místo toho by tento proces neměl trvat déle než tři sekundy. Chcete-li snížit úroveň stresu, rychle se rozhodněte, zda chcete odpovědět, odstranit, archivovat nebo uložit e-mail na později. Může to vypadat jako spěchané rozhodnutí, ale pomůže vám to mnohem rychleji pluhovat doručenou poštu.
23 Použijte funkci plánování.
Shutterstock
Někdy, když něco není naléhavé, nemáte pocit, že byste o tom okamžitě odesílali e-maily se zprávami. Místo toho se zbavte nějakého stresu tím, že jej napíšete a naplánujete, aby se poslal o pár dní později, doporučuji lidi z Harvard Business School. Tímto způsobem si to z hrudi, ale stále ještě nějaký čas, než budete muset vypořádat s tím znovu.
24 Hromadně změňte „nepřečtené“ e-maily na „přečtené“
Shutterstock
Jakmile zasáhnete určitý počet nepřečtených e-mailů, už se nemusíte vracet: už se jim nikdy nepřipravíte a ve vší upřímnosti jste už pravděpodobně oslovili ty, které byly stejně tak důležité. Chcete-li snížit stres, který se objevuje každý den, když se každý den zobrazuje „3 378 nepřečtených e-mailů“, změňte je na hromadné čtení. Každý e-mailový systém je jiný, ale proces je obecně celkem jednoduchý. (Můžete je také smazat hromadně, ale to by mohlo být ještě více stresující s vědomím, že jsou prostě… pryč.)
25 Zachovávejte dělno-osobní propast.
Shutterstock
Když máte práci a osobní e-maily na jednom místě, je těžké udržet věci v pořádku. Podle odborníka na produktivitu Paula Rizzo byste proto měli vyzkoušet absolutně nejtěžší způsob, jak je udržet odděleně. „Tímto způsobem budete mít při pohledu na každou z nich různý přístup. Usnadňuje správu, když znáte typy e-mailů, které uvidíte, ještě než otevřete svou doručenou poštu., " ona říká.
26 Určité e-maily můžete ignorovat.
Shutterstock
Může to vypadat děsivě ignorovat e-maily, ale věřte tomu nebo ne, ne vše, na co je třeba reagovat. Pokud to vezmete od výzkumníků Harvard Business School, je to snadný způsob, jak se zbavit nějakého stresu: Pokud je něco tak důležitého, je to něco, co se znovu objeví.
27 Nevyřešte konflikty prostřednictvím e-mailu.
Souboj s e-mailem může znít mnohem lépe, než když to děláte tváří v tvář, ale nikdy to nekončí dobře. Podle průzkumu z University of Michigan je špatný nápad vyřešit konflikty v doručené poště a nakonec vám nakonec způsobí jen větší stres. Místo toho se buď osobně setkejte, nebo je zavolejte, aby se věci řešily efektivněji. A pro úžasnější kancelářskou moudrost se naučte 60 nejlepších 60sekundových hackerů produktivity.
