Pokud jde o e-mail, můžete si myslet, že víte vše, co potřebujete vědět. Konec konců, většina z nás odesílá a přijímá v průměru 121 e-mailů denně , podle společnosti Techica Research Research The Radicati Group. Ale i když jste pravděpodobně strávili značnou část každodenního spánku v doručené poště, stále byste se pravděpodobně mohli naučit něco nebo dva. Ve skutečnosti existuje spousta pravidel pro etiketu e-mailu, která vás pravidelně a ve vašem seznamu kontaktů pravidelně vyhýbají. Chcete si být jisti, že jste elektronicky zdvořilí? Zde je 17 zlatých pravidel zasílání e-mailů, které jste pravděpodobně nevěděli, ale potřebujete vědět.
1 Odpovězte, jakmile dostanete e-mail, i když potřebujete více času.
Shutterstock
Nikdo neocení, že obdrží odpověď na e-mail týdny po jeho odeslání. Průzkum provedený poradenskou firmou Toister Performance Solutions ve skutečnosti ukázal, že 41 procent lidí očekává e-mailovou odpověď od svých spolupracovníků za méně než hodinu. (Začněte vypracovávat poznámky k omluvě do svého účetního oddělení!)
Některé e-mailové odpovědi samozřejmě vyžadují, abyste přežili své myšlenky a vypracovali naměřenou zprávu. V těchto případech je řešení snadné: Odpovězte během několika minut a sdělte odesílateli, že jste dostali jeho zprávu, ale na vyřešení věcí potřebujete trochu více času. Tímto způsobem vědí, že jste vzali jejich e-mail v úvahu a jednoduše je ignorovali.
2 Používejte „Odpovědět všem“ s opatrností.
Shutterstock
Mezi možnostmi „Odpovědět“ a „Odpovědět všem“ je zásadní rozdíl. A přesto si to mnoho uživatelů e-mailu bohužel neuvědomuje. V případě, že jste jedním z nich, vězte, že když si vyberete druhého, každý příjemce, který byl na původní zprávě, obdrží vaši odpověď - a častěji než ne, nemusíte zaplavovat doručené zprávy všech.
Tyto zbytečné hromadné zprávy jsou takovou pohromou, je zde hovorový termín, který je popisuje: „Odpovědět Allpocalypse.“ Až příště odpovíte na hromadný e-mail, zvažte, kdo opravdu potřebuje přečíst vaši odpověď: celá společnost nebo jen původní odesílatel?
3 Pokud chcete od někoho odpovědět, nepřemýšlejte o nich.
Shutterstock / Jacob Lund
Když někoho pošlete na e-mail, což znamená, že je „kopírujete“, obvykle to znamená, že je chcete nechat v konverzaci uzavřené, ale nemusíte od nich nutně hledat odpověď. A jak varuje odborník na školení Dannielle Walz, zneužití možnosti CC může vést k problémům s komunikací.
„Tím, že vaši kolegové spojí do mnoha e-mailů, mohou přestat vnímat vaše e-maily jako důležité a mohou je umístit přímo do„ referenční složky “nebo„ přečíst později složku “, “ napsala v příspěvku na LinkedIn. "To může vést k tomu, že v budoucnu budou zmeškány důležité informace."
Pokud tedy od někoho očekáváte odpověď, vložte jeho e-mailovou adresu do pole „Komu“ a funkci „CC“ používejte střídmě.
4 Pochopit, kdy a kdy nepoužít BCC.
Shutterstock
Pole BCC je ještě složitější a neustále se vyhýbá i těm nejzkušenějším uživatelům e-mailu. Ale pojďme to rozebrat: BCC je zkratka pro „slepou uhlíkovou kopii“, takže zatímco je to podobné CC-ing, BCC-ing nezobrazuje e-mail této osoby ostatním příjemcům, což znamená, že nikdo jiný v řetězci neuvidí, že včetně nich.
Kdy je tedy v pořádku používat BCC? Časopis Hillel Fuld of Inc. říká, že je to přísně pro hromadné e-maily nebo když vás někdo představí e-mailem někomu jinému.
„Ve všech ostatních případech, když někomu pošlete e-mail a BCC někomu jinému, jste nečestní - ať se vám to líbí nebo ne, “ poznamenává Fuld. „Posíláte e-mail osobě X a aniž by o tom věděli, necháte osobu Y odposlouchávat vaši konverzaci. Osoba X nemá tušení, že někdo jiný čte tento e-mail, i když jste to ve skutečnosti tajně poslal někomu jinému.“
5 Vykřičníky používejte střídmě.
Shutterstock
Je snadné házet vykřičník do vašich e-mailů sem a tam, ale zkuste si na to zvyknout. I když jsou historicky používány k označení vzrušení, v e-mailu mohou být vykřičníky snadno zaměněny za phoniness nebo pasivní agresivitu.
„Použití zbytečného vykřičníku v e-mailu může snadno zničit základní význam vašeho textu, “ vysvětluje Anna Verasai v HR Digest . „Používejte ji pouze v případě, že potřebujete zdůraznit něco důležitého. Přemýšlejte o tom, jak může čtenář interpretovat zprávu, když ji přečte.“
6 Buďte opatrní při používání humoru.
Shutterstock
Každý má rád dobrý vtip, občas, ale protože tón může být nesprávně vyladěn, když neodpovídá osobně, je nejlepší nechat vtipy mimo vaše e-maily. „Vyhrajte si humor na telefonní hovor nebo osobně, “ napsal v Harvard Business Review profesor obchodního psaní David Silverman. "Tímto způsobem, když je na druhém konci linky nebo na druhé straně konferenčního stolu ohromené ticho, mohu říci:" Myslím, že si neuvědomujete, jak vtipné považuji za sebe, a vzhledem k tomu i věřte, že se teď zastavím. ““
Ale vážně: Pivotní studie z roku 2005 zveřejněná v Žurnálu osobnosti a sociální psychologie odhalila, že zatímco odesílatelé předpovídali, že jejich příjemci mohli přesně dešifrovat svůj tón 80 procent času, příjemci byli skutečně schopni přesně přečíst tón 56 procent čas.
7 Přeskočte slang.
Shutterstock
Se vzestupem rychlých zpráv se stále častěji používají zkrácené formy anglického jazyka - jako „u“ pro „vy“ nebo „chcete“ namísto „chcete“. Ale stejně jako se humor často nedotýká e-mailů, slang je podobné ne-go. Podle jednoho průzkumu OnePoll si 37 procent lidí myslí, že použití slangu na pracovišti bylo nepřijatelné, a 55 procent uvedlo, že pokud jde o zasílání e-mailů vašemu šéfovi, přeskočte „lol“.
8 Věnujte pozornost předmětu.
Shutterstock
Řádky předmětu jsou jednoduché, ale nutné. A protože většina e-mailů je čtena na mobilních zařízeních - 55 procent, podle společnosti, která doručuje e-maily Return Path - je důležité je přibít. Nejlepší jsou krátké, stručné a přímé linie předmětu. Účel vašeho e-mailu by měl být jasně uveden a měli byste jej omezit na pět nebo méně slov, protože mobilní zařízení poté odřízla všechna slova.
9 Zahrnout podpis.
Shutterstock
Dostali jste někdy od někoho e-mail a přemýšleli jste: „Od koho je to?“ Ačkoli adresa odesílatele vám může poskytnout několik vodítek o tom, kdo jsou, někdy to nestačí. Podpis na konci vašeho e-mailu může okamžitě informovat příjemce o tom, kdo jste, co děláte a jak vás může dále kontaktovat.
Lidé v integrované marketingové agentuře Ocreative říkají, že mít e-mailový podpisový box je „jako předat osobě vizitku pokaždé, když odešlete e-mail“. Pokud ještě žádný nemáte, přidejte podpis, který obsahuje vaše celé jméno, pozici, telefonní číslo, e-mail, web a obchodní logo.
10 Nezapomeňte KISS (držte jej krátký a jednoduchý).
Shutterstock
Metoda KISS je něco, co se většina z nás učila na základní škole, ale to neznamená, že je to o něco méně nutné později v životě. Boomerang, aplikace pro e-mailovou produktivitu, prozkoumala klíčové metody, jak získat více e-mailových odpovědí. Největší s sebou? Nejlepší je psát, jako by vám bylo osm let.
Jejich výzkumy zjistily, že na e-maily, které byly napsány na třetí úrovni čtení, bylo o 36 procent vyšší pravděpodobnost, že na ně odpoví, než na e-maily napsané na vysokoškolské úrovni čtení.
11 Věnujte pozornost přílohám.
Shutterstock
Přílohy jsou někdy nezbytnou součástí procesu e-mailu, ale měli byste vědět, jak je používat, než se připojíte s opuštěním. V dlouhých e-mailových řetězcích mohou někdy zůstat bez povšimnutí nebo přehlíženy a neočekávané přílohy bývají také neotevřené, protože příjemci jsou opatrní před elektronickými viry.
Nejlepším řešením je zavolat své přílohy do těla vašeho e-mailu. Gramaticky říká, že nejlepším způsobem, jak informovat příjemce příloh, je zahrnout na konec e-mailu zprávu, která říká něco v řádcích „Připojil jsem se“ nebo „Podrobnější informace naleznete v přiložených prílohách“.
12 Standardizujte své písmo.
Shutterstock
Zatímco si pohráváte se styly a barvami písem, může to být zábava, v profesionálním světě není místo pro jasně růžovou Comic Sans. Jak se ukazuje, použití písma je velmi důležité, pokud jde o digitální komunikaci, podle Colina Wheildona, autora knihy Typ a rozvržení: Komunikujete nebo jen děláte pěkné tvary? „Je možné vyhodit tři čtvrtiny našich čtenářů jednoduše tím, že vybereme nesprávný typ, “ řekl americkým spisovatelům a umělcům.
Takže jaká písma byste se měli držet, pokud jde o e-maily? MageMail doporučuje Gruzii, Verdanu, Times New Roman, Trebuchet MS nebo Arial.
13 Korektně vše.
Shutterstock
Při psaní e-mailu je pravděpodobné, že uděláte chybu; Koneckonců, jste jen člověk. Při práci s e-maily se však chyby často nehledají minulosti. V průzkumu gramatiky téměř 2 000 respondentů 67 procent uvedlo, že není v pořádku dělat překlepy v e-mailech, zatímco pouze 6 procent si myslí, že to byla přijatelná chyba.
14 Zadejte poslední e-mailovou adresu.
Shutterstock
Nejjednodušší způsob, jak se ujistit, že e-mail neposíláte dříve, než bude připraven nebo než budou odstraněny překlepy? Před zadáním e-mailové adresy příjemce vyčkejte, dokud nebude vše ve špičce. Jak víte, dělat chyby e-mailem je jednou z nejjednodušších způsoby, jak udělat špatný dojem.
„Nejde jen o profesionalitu, “ řekla Forbesová Karen Kessler, prezidentka Evergreen Partners. "V sázce je pověst zaměstnance a společnosti nebo organizace. Viděli jsme špatná e-mailová rozhodnutí, která vedou k negativním důsledkům pro zaměstnance - propuštění - a také pro organizaci - soudní spory."
15 A trojitě zkontrolujte jméno příjemce.
Shutterstock
Velkou chybou, které byste se měli vyvarovat, je nesprávné hláskování jména příjemce, takže před zasláním zprávy se ujistěte, že je trojitá kontrola. Mnoho lidí považuje akt chybného pravopisu za líný a bezohledný, zejména pokud je v e-mailové adrese uveden správný pravopis. Co byste měli udělat, když omylem uděláte chybu? Kathryn Shanley, majitelka redakce My Red Pen Editing, říká, že okamžitá omluva je klíčem k udržení vaší důvěryhodnosti.
16 Pro profesionální podnikání použijte profesionální e-mailovou adresu.
Shutterstock
Přestože osobní e-mailovou adresu lze použít při korespondenci s přáteli nebo rodinou, udržujte ji mimo profesionální obchodní oblast. To je zvláště důležité v situaci spotřebitele-prodejce. Průzkum 1 000 Američanů v roce 2016 odhalil, že 75 procent věří, že profesionální e-mail je důležitým faktorem důvěry v online podnikání, a 33 procent by pochybovalo o legitimitě prodejce, pokud použije osobní e-mailovou adresu.
„Nikdy nezapomenete na první dojem, ať už ve skutečném životě, nebo online, “ uvedl ve svém prohlášení vedoucí produktového oddělení GoDaddy Steven Aldrich. „Vaše první přímá interakce se zákazníkem se často odehrává prostřednictvím e-mailu, a proto je v této souvislosti vypadat velmi profesionálně.“
17 Nezapomeňte, že lze sdílet cokoli.
Shutterstock
Ať už je to prostřednictvím přeposílání, BCC-ing nebo jednoduše blikáním telefonu do tváře někoho, je důležité si uvědomit, že cokoli, co píšete do e-mailu, může vidět někdo jiný než zamýšlený příjemce. Veškerá vaše e-komunikace by proto měla být profesionální a bez rizika. Koneckonců, e-maily mohou být dokonce přípustné u soudu, takže je nejlepší nikdy neposlat nic, co by se proti vám mohlo později použít. A pro více způsobů, jak zlepšit svůj pracovní život, podívejte se na 25 triků Genius pro chytřejší a těžší práci.
Chcete-li objevit více úžasných tajemství, jak žít svůj nejlepší život, klikněte sem a sledujte nás na Instagramu!
Kali Coleman Kali je pomocným editorem v Best Life.