Šestbodový tři. To je počet hodin, podle nedávné studie zadané technologickým gigantem Adobe, kterou Američané v průměru tráví každý den reakcí na e-maily. Jinými slovy: Celá třetina vašeho bdělého života strávíte přilepením k vaší doručené poště a reagujete na vlákna zpráv, která, upřímně řečeno, může být hashována během pětiminutového chatu IRL. Něco musí dát.
Naštěstí je, že něco, co dát, je v mnoha případech stejně snadné jako stisknutí tlačítka. Implementací řady osvědčených taktik můžete snížit počet hodin strávených na e-mailu na nic. Jen si pomyslete: kolik času byste ušetřili, kdybyste už nikdy nemuseli ručně stahovat přílohu? Nebo co kdybyste mohli vytáhnout rychle odeslaný e-mail zpět z éteru, což vám ušetří čas (a paniku!) Strávený přípravou zprávy „Je mi to líto, nechtěl jsem ten e-mail posílat?“
Ano, všechno toto internetové jujitsu je možné. Dole jsme dali dohromady 17 nejlepších časově úsporných e-mailových hacků, které šetří čas, zlepšují život a zvyšují efektivitu. Takže čtěte dál, protože na osudovou schránku čeká nula. A pro více způsobů, jak vytěžit maximum z vašich 6, 3 hodin, nenechte si ujít 15 studených firemních e-mailů, které vás oddělí.
1 Masivně se odhlásit.
Shutterstock
Je dobré se vsadit, že vaše doručená pošta je během finále stejně zaplněná jako starší kolej. Je také dobré se vsadit, že většina nepořádku je způsobena každodenními nebo týdenními e-maily od maloobchodníků, organizací a dalších zpravodajů, které jste si v průběhu let mohli zaregistrovat. Pomocí Unroll.me můžete sledovat všechny seznamy, na kterých se můžete nacházet - a odhlásit se od všech, od kterých už nechcete dostávat informace. Jeden editor Best Life byl ve skutečnosti schopen použít Unroll.me k určení neuvěřitelných 135 odběrů. Kolik budete objevovat? A kolik bez nich byste mohli udělat?
2 Zapněte klávesové zkratky.
Shutterstock
Všichni známe základní klávesové zkratky. ( Příkaz-A : vyberte všechny. Příkaz- C : kopie. Příkaz- P : vložit. Atd.) Uživatelé Gmailu však mají možnost zapnout pokročilou sadu zástupců. Nejprve přejděte do nastavení. Klikněte na kartu Obecné. Přibližně uprostřed uvidíte možnost klávesových zkratek, která je ve výchozím nastavení vypnutá. Zapněte jej a získáte přístup k těmto snadným stiskům kláves:
- C : zahájit novou zprávu
- Shift- C : spuštění nové zprávy v novém okně
- D : spusťte novou zprávu na nové kartě
- F : předat zprávu
- #: smazat zprávu
- Shift- I : označení zprávy jako přečtené
- Shift- U : označte zprávu jako nepřečtenou
- Command- S : uložení zprávy
3 A poté je automatizujte.
Shutterstock
Pokud máte potíže se zapamatováním tohoto přehledu klávesových zkratek, Keyrocket, plug-in Google Chrome, vám při psaní připomene. (Samozřejmě neinvazivně.) A pro více způsobů, jak se stát produktivním strojem, se naučte 15 způsobů, jak zdvojnásobit produktivitu za poloviční čas.
4 Použijte značky hashtag.
Ano, opravdu, podpisový organizační nástroj sociálních médií funguje také pro e-mail. Zahoďte na konec vašeho podpisu hashtag nebo dva - část e-mailu, který je obvykle připnutý, takže příjemci neuvidí ani nesoudí vaši značku „#workhardplayhard“ - pro snadné vyhledávání. Jednoduše zadejte hashtag do vyhledávacího pole v horní části doručené pošty a zobrazí se vám každý e-mail s kódem.
5 Povolte možnost „neodeslat“.
Shutterstock
Všichni jsme tam byli: napíšete e-mail, pošlete jej do éteru a okamžitě si uvědomíte, že ne, ta zpráva nebyla připravena k odeslání. Ukázalo se, že můžete své zprávy přivést zpět z pokraje instalací užitečného zpoždění. Například v Gmailu přejděte do části Nastavení a poté do části Obecné. Tlačítko zpět najdete jako pátou možnost. Zapnout. Můžete si vybrat z rozbalovací nabídky v 10 sekundových intervalech; budou diktovat, kolik času máte, než bude vaše zpráva poslána navždy.
6 Nastavte tuto funkci na 10 sekund.
Shutterstock
Tip: Pokud používáte e-mail jako de facto službu zasílání rychlých zpráv, doporučujeme nastavit tlačítko zpět na 10 sekund. Tímto způsobem nebudou vaše odpovědi odesílány s půlminutovým zpožděním. Ne, 30 sekund to nezní moc, ale řekněme to takto: Pokud vaše vybraná IM služba (Slack, GChat, Facebook Messenger - cokoli!) Uchovávala každou odchozí zprávu tak dlouho, vaše kontakty by rychle rostly zvrácené.
7 Nebo jen vyplňte pole „do“ jako poslední.
Shutterstock
Je dobré si zvyknout, lidi. (Viz předchozí dva snímky.)
8 Použijte toto odhlášení.
„U e-mailu, který začíná pozdravem„ ahoj “nebo„ ahoj “, by uzavření jako„ nejlepší “bylo konzistentní, “ říká Patricia Napier-Fitzpatrick, zakladatelka a prezidentka The Etiquette School v New Yorku. „Nejlepší, i když nadměrně používaný, je obecně jedním z nejbezpečnějších uzávěrů, protože je neúčinný a všeobecně vhodný.“ To je pravda: Přes své nekontrolované nadužívání je „nejlepší“ jediný nejlepší způsob, jak podepsat své e-maily.
9 A tento e-mailový podpis.
Když jste alespoň na cestách, budete chtít vzdát se nepříjemných, cutesy frází („Prosím, odpusťte jakékoli překlepy.“ „Odesláno z mého 1, 21 gigawatového procesoru.“ „Odesláno z mého iPhone - před tiskem zvažte prostředí.. “) namísto něčeho jednoduchého, elegantního, přímočarého:„ Odesláno ze silnice. “ Podle výkonného trenéra Ben Dattnera kontroluje všechny tyto boxy a zároveň vyvolává Kerouac-esque vibrace. Není divu, že je to jediný e-mailový podpis smartphonu, který by měl mít každý.
10 A tato zpráva mimo kancelář.
Podle Jane Scudderové, profesorky na obchodní škole Loyala University v Chicagu, když vyplňujete zprávu mimo kancelář, je to formát, na který byste měli dbát:
Díky za váš e-mail. Jsem OOO od úterý 12. června do pátku 15. června bez přístupu k e-mailu. Pokud je to naléhavé, kontaktujte prosím na. Jinak odpovím na všechny zprávy, až se vrátím .
Chcete-li získat podrobnosti na úrovni nitpick, například zda chcete ukončit zprávu v poslední den nebo v první den zpět - nebo zda zahrnout telefonní číslo, které není - stačí se obrátit na našeho upřímně příliš komplexního průvodce v této věci.
11 Změňte hustotu zobrazení.
Uživatelé Gmailu si mohou pro svou doručenou poštu vybrat ze tří různých hustot zobrazení: pohodlné, útulné a kompaktní. Hustota zobrazení neovlivňuje nic víc, než kolik volného místa existuje mezi jednotlivými zprávami na displeji doručené pošty. Je to jen o něco více, než jen o preferenci, ale pomysli na to termíny, no, termínový papír. Pohodlné je jako mezery s dvojitými čarami, kde je útulné mezery s jednoduchými linkami a kompaktní je podobné mezerám s polovičními liniemi.
12 Nezapomeňte archivovat.
Shutterstock
E-maily můžete ze složky Doručená pošta odstranit, aniž byste je museli zcela odstranit z existence prostřednictvím složky koše. „Archivací“ jednotlivých zpráv se okamžitě skryjí před doručenou poštou a všemi vašimi složkami. V případě potřeby je však můžete sledovat pomocí funkce vyhledávání. V Gmailu můžete okamžitě archivovat zprávy po jejich otevření kliknutím na malé písmeno „x“, které se zobrazí vedle řádku předmětu.
13 Postupujte podle pravidla dvou minut.
Shutterstock
Dvouminutové pravidlo, které jsou odborníky na produktivitu všech pruhů, je jistým způsobem, jak zvládnout stres související s e-mailem. Funguje to takto: Pokud můžete odpovědět na e-mail a zapomenout na e-mail během dvou nebo méně minut, okamžitě jej vyřešte. Pokud ne, odložte to stranou na později.
14 Dávejte své e-mailové odpovědi.
Chcete-li omezit množství času, který strávíte nalepením na obrazovku, která je zachycena v ohromujících zpětných a zpětných výměnách, označte časy svého dne jako období „e-mailové odpovědi“. (Možná je to hodina ráno a 90 minut odpoledne. Možná jsou to tři hodiny po obědě. Ať už vám vyhovuje cokoli!) Poté odpovězte pouze na e-maily během těchto časových rámců - a nikdy mimo ně.
15 Omezte své e-maily na 140 znaků.
Ano, stejně jako Tweet (nebo alespoň pre-280 revoluce Tweet). Jak Andrew Torba, generální ředitel Gab, sociální sítě, radí v příspěvku pro média, je nejlepší udržovat vaše e-maily co nejkratší. „Rád bych vám pomohl vyřešit problém X. Navrhuji, že se Y a Z připojili. Jste volní chatovat?“ Kvetoucí pozdravy nejsou vůbec zapotřebí.
16 Nastavte přílohy na automatické stahování.
Shutterstock
If This, Then That (IFTTT), aplikace pro optimalizaci e-mailů, vám může pomoci v nastaveném konkrétním „jazyce“, abych tak řekl, bude to vystřihnout spoustu sloganu typu prostředníka. Například: Pokud má příchozí e-mail přílohu, IFTTT ji automaticky stáhne na váš Disk Google.
17 Po hodinách neodpovídejte na e-maily.
Není žádným tajemstvím, že Američané jsou přepracovaní - a jak odhalila studie Adobe, většina přepracování pochází z častého zasílání e-mailů. Proto začátkem tohoto roku představitelé městské rady v New Yorku představili návrh zákona, který by znemožňoval společnostem vyžadovat od zaměstnanců, aby kontrolovali e-maily po hodinách. (Je to inspirováno aktuálním zákonem o knihách ve Francii, kde společnosti s více než 50 zaměstnanci musí stanovit přísné pokyny pro odpracované hodiny, jinak budou čelit finančním pokutám.)
Ari Notis Ari je vedoucí redaktor, specializující se na novinky a kulturu.