Podle studie společnosti Workfront, poskytovatele správy cloudu, má průměrný zaměstnanec v USA ve své doručené poště v daném okamžiku 199 nepřečtených nebo neotevřených e-mailů. Pokud tato postava zní vysoko, máte štěstí, a pokud zní nízko, možná je na čase, abyste svému stylu komunikace důkladně přepracovali. A co je důležitější, nemusí to tak být. I když se e-mail nyní stal synonymem pro něco, co je ohromující, časově náročné a únavné, není příliš pozdě na to, aby vyhovělo své fakturaci jako rychlý, jednoduchý a bezbolestný způsob vzájemné komunikace.
Klíčem ke správě vaší doručené pošty - spolu s bdělostí - je znát triky obchodu. Faktem je, že existuje celá řada nástrojů všeho druhu, které byly vyvinuty v průběhu let podobně smýšlejícími trpícími e-maily, kteří se jen snaží bojovat z jejich nepřečtené pošty. Než se však budete moci těchto triků využít - stát se černým pásem doručené pošty - musíte se naučit, o co jde. Takže, bez dalšího povyku, jsme zaokrouhlili 17 z těch nejšikovnějších, nesmyslů a velmi potřebných triků, abychom pomohli jednat jednou provždy s divočinou vaší doručené pošty.
1 Hrajte e-mailovou hru.
Shutterstock
E-mailová hra je online hra, která po přihlášení do vašeho e-mailového účtu usnadňuje správu vaší doručené pošty. V zásadě cykluje prostřednictvím vašich e-mailů a žádá vás, abyste v každé z nich podnikli kroky, jakmile klikne časovač, a udržujte skóre na základě počtu e-mailů, na které okamžitě reagujete, a odkládání na později. Ačkoli hra může být pozastavena, což vám umožní dostat se k e-mailům klidnějším způsobem, je to skvělý způsob, jak dát trochu vzrušení - a konkurenci - do jinak suchého úkolu.
2 Zjednodušte s Sortd.
Shutterstock
Přáli byste si, aby byl váš e-mailový účet chytřejší? Sortd je něco takového. Kromě umísťování e-mailových účtů na webovou stránku, která je šetrnější k očím, obsahuje také funkce, které vám pomohou zůstat na vrcholu vaší pracovní zátěže. Patří sem připomenutí, widgety, které pomáhají zefektivnit váš seznam úkolů, a dokonce i funkce sledování, která umožňuje sledovat, kdy byly vaše zprávy otevřeny. Rovněž umožňuje snadné sdílení ve skupině, čímž se týmové projekty stanou plynulejšími.
3 Integrujte své e-mailové adresy.
Shutterstock
Chtěli jste někdy diverzifikovat e-mailové účty - například si vytvořit sociální, obchodní a osobní účet - ale obáváte se, že by se tím přesun mezi nimi stal ještě dalším frustrujícím úkolem? Nejsi sám. Naštěstí vám Shift, bezplatná aplikace ke stažení, umožňuje integrovat všechny vaše e-mailové adresy do jednoho elegantního, snadno přístupného okna, díky čemuž je přepínání mezi nimi stejně snadné jako kliknutí na trackpad. Jako bonus také integruje funkce vyhledávání, což znamená, že můžete prohlédnout celou svou komunikaci o komunikaci najednou - zvláště užitečné pro ty komunikace, které sídlí na hranici podnikání a osobní.
4 Odpojte odhlášení.
Shutterstock
V prvních dnech e-mailu se s formulářem zacházelo jako s fyzickým dopisem a obsahovalo pozdrav, zprávu a odhlášení. Nyní, když se však každý zaplavil e-maily způsobem, který by fyzickou poštou určitě nebyl možný, došlo ke změně pravidel.
Za prvé, odhlášení již není potřeba. Mohou být stále použity pro více formální komunikaci a při představení sebe samého, ale jinak není třeba věnovat čas rozhodování mezi „nejlepšími“ a „příjemně“. Jednoduše řečeno - jsme za tím.
5 Řazení zpráv podle priority.
Shutterstock
SaneBox je další užitečný software, který, i když není bezplatný (plány začínají na 59 $ na rok), by za to mohl stát. V podstatě vám umožňuje třídit e-maily podle jejich naléhavosti, včetně „nyní“, „později“ a pro poznámky, které nikdy nemusí vidět denní světlo, „černá díra“.
6 Implementujte metodu OHIO.
7 Udržujte to stručné.
Chcete, aby vaše e-maily byly rychlejší? Zkuste se ve své odpovědi omezit na pevný počet slov. I když se to může zpočátku cítit otřesné, čím méně slov používáte při komunikaci, tím více času budete mít na ruce. Nevyhýbejte se však svému impulsu házet zajišťovacími slovy jako „možná“ a „myslím“, že změkčíte to, co by se mohlo zdát jako zkrácený jazyk - nejprve to způsobí, že budete vypadat méně autoritativní.
8 Uložte šablony zpráv.
9 Vyprázdněte odpadky na konci každého dne.
Shutterstock
Vyprázdnění koše může být stresující - konec konců, jakmile je pryč, je pryč navždy. Pokud je však e-mail skutečně naléhavý a omylem jej zlikvidujete, nedělejte chybu: osoba, která se snaží dostat do kontaktu, jej pošle znovu.
Ještě lepší je, že vyprázdnění koše na konci dne pomůže zajistit, aby byl váš e-mail pěkný a prázdný, když jej zkontrolujete ráno, a může snížit strach, který cítíte, když otevřete tuto schránku na začátku dne.
10 Použijte indikátor konce zprávy.
Umístěním VP na konec předmětu - „konec zprávy“ - je řečeno, že zpráva nemusí být otevřena: potřebné informace již byly předány. Je to skvělý spořič času, když se e-mail používá pouze jako připomínka. Používejte jej a povzbuzujte také ostatní. Nemusíte otevřít jeden e-mail nemusí vypadat jako obrovský spořič času, ale přidává to.
11 Odstraňte zprávy, které nebudete číst jako první.
Předtím, než něco otevřete, vymažte e-maily, které samozřejmě nestojí za váš čas. A vzhledem k tomu, že až 45 procent všech e-mailů je spam, ale nemusí se nutně dostat do složky s nevyžádanou poštou, určitě se vyplatí některé z těchto nepořádků skrýt. Vymazáním části štětce způsobíte, že zbytek vašich e-mailových úkolů bude trochu méně stresující. A pokud jde o stres, každý kousek, který snížíte, se počítá.
12 Vytvořte složky souborů, které se hodí.
Shutterstock
Většina e-mailových adres je dodávána předem s několika složkami - doručené, koše, archivované atd. - a někdy i několika speciálních, jako je cestování, osobní nebo obchodní. I když to je skvělé místo, kde začít, pokud jde o e-mailovou organizaci, neměly by být jedinými, na které se spoléháte, aby vaše zprávy byly uspořádány. I když stále můžete používat již existující složky, nezapomeňte přidat své vlastní, abyste usnadnili vyhledávání. Vytvořte si složky pro osobní komunikaci, PR kontakty nebo dokonce zprávy ze školy vašich dětí a vy si můžete uchovat důležité informace, které obsahují, aniž byste tyto zprávy nechali ucpat svou doručenou poštu.
13 Nastavit připomenutí.
Shutterstock
Boomerang je další aplikace ke stažení, která dokáže zefektivnit zabalenou doručenou poštu v žádném okamžiku. Zpočátku známé jako Baydin, nové jméno je vhodnější pro jeho funkci: umožňuje uživatelům vyhazovat e-maily z dohledu, jen aby je vrátili, když je potřebujete. Bezplatná aplikace bude odesílat zprávy vaším jménem ve specifikovaných datech - řekněme pro týdenní připomenutí nebo měsíční účty - a může odstraňovat zprávy ze své doručené pošty, dokud je nebude třeba řešit. Kromě toho vám může připomenout, abyste sledovali zprávy, které jste již odeslali.
14 Použijte vlastní zkratky a předem připravené odpovědi.
Shutterstock
Nelze popřít, že konzervované reakce mohou znít roboticky. Konzervovaná reakce, která je personalizovaná, však může být nástrojem šetřícím čas, který neobětuje vaši osobnost. Sledujte svoji minulou komunikaci, abyste zjistili, které fráze nejčastěji používáte, a vytvořte z nich dokument, abyste si ušetřili čas. Ve skutečnosti je pro uživatele Gmailu tato funkce vestavěna přímo - v poštovním programu si můžete pamatovat fráze, které ve vašich zprávách nejčastěji používáte, a umožňuje je vložit pouhým stisknutím klávesy Tab.
15 Odstranit po přeposlání.
Shutterstock
Někdy dostáváme zaslané e-maily, které by nám na první místo neměly být adresovány. Možná je to pro někoho jiného ve společnosti, nebo pro spolubydlícího, který platí účty za elektřinu. Ať tak či onak, musí to být před očima někoho jiného, ne našimi. Namísto pouhého předávání a zapomínání však smažte celý řetězec po předání všech příslušných informací. Není to vaše firma, tak proč by to mělo zabírat místo v doručené poště?
16 Využijte funkci archivace.
Shutterstock
Pokud je váš e-mail již zatížen přebytečnými zprávami, dobrým prvním krokem je udělat tento krok a vše smazat. Většinu z toho se v tuto chvíli pravděpodobně nikdy nebudete zabývat a osoba, která čekala na odpověď, pravděpodobně zapomněla. Pokud se nedokážete zcela přesvědčit, abyste udělali tah, archivujte jej - je to lepší než nic a dostanete vás o krok blíž k mýtické „nulové doručené poště“.
17 Odhlásit odběr věcí, které nečtete.
Shutterstock
Přihlaste se k odběru novinek - nebo nějakých jiných pravidelných e-mailů - jen proto, abyste s nimi nemilovali lásku, ale stále dostáváte zprávy, které ve spodní části doručené pošty dělají něco víc než jen hrůza? Udělali jste někdy 10, 20 nebo, nevím, 200krát ? Pokud ano, jste v dobré společnosti. Možná to je důvod, proč bezplatná aplikace Unroll.me zachytila takovou oporu na trhu. Po stažení algoritmus Unroll.me shromažďuje všechny vaše e-mailové předplatné, což umožňuje snadné třídění a / nebo odhlášení. Jejich funkce Rollup navíc nabízí hezký formát pro prohlížení důležitých zpravodajů, které se vám líbí. Je také neomezený: služba je k dispozici na všech zařízeních.
Chcete-li objevit více úžasných tajemství, jak žít svůj nejlepší život, klikněte sem a sledujte nás na Instagramu!
