Pokud jde o komunikace v digitální éře, nikdo nesdílí všudypřítomnost dobrého a staromódního e-mailu. Každý se účastní e-mailu. Podle údajů shromážděných The Radicati Group, technologicky zaměřené společnosti zabývající se průzkumem trhu, jsme společně vypálili téměř 270 miliard e-mailů denně . Psaní e-mailů je natolik tvrdě zapojená, zapečená část každodenního života, že by nyní, jako chůze, mluvení a dýchání, měla být pro všechny už nyní druhem přírody. Jinými slovy, neexistuje žádná omluva za nesprávné vypracování e-mailu.
A přesto je mnoho e-mailů rozšířeno o chyby. (Vsadil bych se, že z těch 270 miliard spadá do této kategorie solidních 260 miliard.) Pokorné tematické okruhy, nemilosrdné pozdravy, špatně doporučované volby písem - oh, a ani mě nezačnou začít ve dvojím prostoru ( nebo dvojitý spojovník). Ano, v procesu psaní e-mailů můžete spousty věcí. Zde najdete nejčastější pachatele - a také se naučíte, jak je opravit. Tam, kde předtím žádná omluva nebyla, není nyní žádná omluva. A pro další úžasné rady v oblasti kancelářského života se naučte 25 způsobů Genius k dobytí kancelářského vyhoření.
1 Odepisujete se s čímkoli jiným než „nejlepším“.
Shutterstock
Upřímně . Díky . Všechno moje nejlepší . Nebo prostě vůbec nic. Na výběr je bezpočet e-mailů. Ale použitím mnoha běžných, jako jsou ty čtyři, riskujete, že přijdete jako příliš formální, příliš chladní, příliš faux-upřímní nebo příliš rezervovaní (respektive). Zahrajte si to bezpečně tím, že se budete držet osvědčeného Best . Podle Patricie Napier-Fitzpatrickové pracuje pro každou situaci a přistává přímo v centru formálně neformálního Vennova diagramu. Stručně řečeno, je to vaše nejlepší sázka.
2 V řetězcích používáte cizí slova.
Jakmile konverzace začne, není třeba ahoj nebo drahá, děkuji ani nejlepší . (Pochybuji, že pokud pracujete v úzce spletené kanceláři, kde konverzace je více než jen nutnost chlazení vodou.) Pozdravy a valedictions jednoduše zaplní váš e-mail a přeruší tok konverzace. Začněte s nimi každý řetězec, ale důkladně je vybočte.
3 Jdeš přes počet slov.
Shutterstock
Podle studie 40 milionů firemních e-mailů, kterou provedli lidé v Boomerangu, aplikaci na zvýšení produktivity, existuje perfektní délka prodeje e-mailů. Pro maximální účinnost se ujistěte, že váš e-mail není kratší než 50 slov a ne delší než 125. (Ano, to zahrnuje čtyři až šest slov, která používáte pro ahoj a sbohem .) A pro více způsobů, jak zvládnout umění elektronických zasílání zpráv, naučte se 17 hacků e-mailu Genius, které zlepší váš život.
4 Jste mezerník.
Shutterstock
Chcete-li se okamžitě stárnout, vložte na konec každé věty dva mezery. Double-space - praxe, kterou dnes uvidíte pouze v e-mailech od právníků, lékařů a vašich prarodičů - vznikl v 19. století jako sazebník. V těchto dnech se inkoust mohl skvrnit a periody se nemusí dostat do závěrečného běhu tisku. Prostor navíc sloužil jako polštář jasnosti, abych zajistil, že čtenář bude vědět, že věta skončila.
Digitálně funkční éra nepotřebuje zdvojený prostor vůbec. Ve skutečnosti vydavatelství, noviny a časopisy ve 40. letech minulého století po nástupu výkonného ředitele IBM, psacího stroje nejvyšší úrovně, ukončily praxi dvojitého odstupu. Lidi, je to 2018. Měli byste mezery rozdělit jako. Tento.
Ne. Jako. Tento.
5 Jste dvojí spojovník.
Shutterstock
Em-dash (jeden z těchto: -) je věc, kterou se snažíte udělat. Současně stiskněte klávesy shift, alt a spojovník (tento: -).
6 Používáte nesprávný mobilní podpis.
Určitě jste viděli nějaké e-mailové podpisy, které si zaslouží pozornost, z nichž většina má tendenci pocházet z vždy pracujícího davu. („Odesláno z mobilu. Odpusťte prosím všem tpyům, “ je klasika.) Nedělejte stejné nástrahy. Pokud odhodíte e-mail ze silnice, řekněte to - doslova. Podle výkonného trenéra Ben Dattnera je nejlepší mobilní podpis e-mailu, který můžete mít, tak jednoduchý jako: „Odesláno ze silnice.“ Je to jasné, efektivní a dokonce přichází s dodatečným bonusem za vyvolání vzduchu Kerouac jako nonchalance.
7 Chybí vkládání kopií.
Shutterstock
Pokud kopírujete text z externího zdroje - řekněme dokumentu Word nebo Excel - budete chtít před zasláním vymazat jakékoli formátování. V opačném případě se váš text zobrazí ve složce Doručená pošta všeho zmateného. Pokud chcete formátování vyčistit, pokud jste jedním z miliard uživatelů Gmailu, zvýrazněte text, který potřebujete vydrhnout, a zasuňte malé pole „TX“. Zjistíte to v pravé části panelu nástrojů voleb formátování. (To je tlačítko, které vypadá takto: A. )
8 Určitě píšete zprávy OOO špatně.
Jak Jane Scudderová, profesorka na obchodní škole Loyala University Chicago, radí, při vypracovávání zprávy mimo kancelář je třeba dodržovat jeden a jediný formát:
Díky za váš e-mail. Jsem OOO od úterý 12. června do pátku 15. června bez přístupu k e-mailu. Pokud je to naléhavé, kontaktujte prosím na. Jinak odpovím na všechny zprávy, až se vrátím .
Chcete-li získat podrobnosti na úrovni nitpick, například zda chcete ukončit zprávu v poslední den nebo v první den zpět - nebo zda zahrnout telefonní číslo, které není - stačí se obrátit na našeho upřímně příliš komplexního průvodce v této věci.
9 Připevňujete přílohy.
Shutterstock
Nikdy nepřetahujte obrázkové přílohy do e-mailu. Během procesu byste mohli mít rozměry obrázku nebo velikost souboru, což znamená, že váš příjemce mohl obdržet verzi fotografie s menším rozlišením (ošklivou a pixelovanou). Místo toho se přesměrujte na ikonu sponky ve svém e-mailu a vyhledejte a nahrajte soubor tímto způsobem.
10 Nejste hyperlinking.
Házení adres URL náhodně do těla e-mailu je ošklivé, těžkopádné a především snadno opravitelné. Stačí zvýraznit text, který chcete hypertextově propojit, stisknout příkaz K a vložit URL do pole, které se objeví. Poté bude váš text vypadat takto.
11 Používáte příliš mnoho období.
Jazyk se postupem času vyvíjí - ale nemluvím jen o slovech s rtuťovými významy nebo o přechodných frázích, které byly ztraceny v historii. Interpunkce se také mění. Vezměte si například období. Po celá staletí to znamenalo, že věta skončila a nic jiného. Bylo to naprosto bez jakékoli podstaty nebo emocí.
Ale v dnešní době, jak poznamenali vědci na univerzitách Binghamton a Rutgers University, ukončení věty v období se může projevit přinejlepším jako stroskotanec nebo v nejhorším případě naštvaný. (I když nepotřebujete vědu, aby vám řekli, že každý „To je v pořádku.“ Nebo „Ne“, máte pocit, že jste v klidu.) Takže, pokud se nejedná o formální e-mail, minimalizujte své období. Použijte méně drsnou interpunkci - em-pomlčky, elipsy, čárky, dvojtečky a středníky - pro spojení vašich myšlenek.
12 Děláte špatné linie.
Shutterstock
Většina e-mailových schránek na ploše odřízla zobrazení předmětu na 60 znaků. U smartphonů je však tento displej oříznut při počtu znaků až 25, v závislosti na zařízení. (Větší obrazovky, jako na iPhonu 8 Plus, budou zobrazovat až 30 znaků.) Chcete-li zajistit, že se celý řádek předmětu přečte, udržujte věci krátké a sladké. A nezapomeňte to vyplnit. Jen málo věcí je obezřetnější než příjem e-mailu „(bez předmětu)“ od cizince.
13 Používáte nesprávné písmo.
Shutterstock
Helvetica je banální. Times New Roman je povýšený. Comic Sans je… jen, ne. Při navrhování e-mailů se držte základního: Sans Serif. Je to nepohodlné a snadno čitelné. Písmo se navíc vykreslí ve všech webových prohlížečích, takže vaše zpráva bude doručena příjemci s veškerou stylizací písma (kurzíva, tučné, podtržení - taková věc) vašemu příjemci.
14 Vrháš všechno do jednoho odstavce.
Shutterstock
Shromáždění celého textu je nevzhledné a podle toho, jak moc toho říkáte, je zmatené - v matoucí míře. Postupujte podle tohoto pravidla: každý odstavec by měl mít jeden bod a každý bod si zaslouží svůj vlastní odstavec (i když je to jen jedna věta). Podle toho rozdělte text.
15 Děláte překlepy.
Jsi lepší než tohle.
Ari Notis Ari je vedoucí redaktor, specializující se na novinky a kulturu.